ReCoBook(レコブック)利用企業の声

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「どんなに忙しくても、 新人のアラートに気づき続けることができています。」

[株式会社丸信]

丸信 代表取締役社長 平木洋二 様、執行役員 経理部長 渡辺悦子 様に、ReCoBook導入の背景と活用の仕方、その効果について詳しく伺いました。

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【丸信について】
丸信は、シールと紙器の印刷製造メーカー、包装資材商社といった多様な機能を併せ持つ、ビジネスモデルとしては極めてユニークな総合パッケージ資材専門の会社です。従業員数390名、設立1968年。

ReCoBookの導入背景 ~遠方配属の新人の様子を見たい~

ReCoBookを導入した背景を教えてください。

遠方の営業所に配属される新人・若手の様子を知るためです。各営業所は人数も少ないので、人間関係が合わない場合などは、なかなかなじめずつらい思いをするケースが、どうしても発生してしまいます。

今までは年に1回行っている自己申告書の中で状況を把握していましたが、もっと早めに様子を知っておきたいと思っていました。

ReCoBookの利用状況

丸信では、ReCoBookをどのように活用していますか?

入社1~3年目の社員にこころチェックを実施して、人事(渡辺様)と新人・若手本人だけが結果を見ています。ギリギリ・ヘトヘトなど、心配な結果が出た新 人には、直接声をかけにいくか、その新人の上司・チューター(育成担当の先輩社員)に指導方法のアドバイスをしています。「話しやすい状況を作ってあげ て」「定期的に面談など話す場を設けてあげて」など、ReCoBook付属の「こころチェック活用ガイド」を参考に一人ひとりアドバイスを考えています。

ReCoBook導入前にも行っていた、こまめなフォロー

ReCoBook導入前の、新人・若手との接点はどのようなものがありましたか?

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私が研修担当をしており、入社後の相談窓口にもなっています。今も、新人・若手から相談や質問が来ない日はないですね。新人の場合では、たとえば 「服装について先輩から指摘を受けたが、会社の規定はあるのか?チャラいと思いますか?」などといった質問もきます。本当に些細なことだと思われるかもし れませんが、傍から見ると小さなことが、本人にとっては大きいことかもしれないので、聞きっぱなしにはしないようにしています。「気にしなくていいよ」で 終わることもありますが、それだけでも安心してくれるんです。

また、新人を見かけるたびに声掛けをしています。新人が遠方から本社に来たときも、基本的には同期同士でかたまって話しているので、その中に意識的に入って会話しています。

他にも、日報や「気づき」を1週間に1度発信させる制度があり、それらに目を通して新人の様子を気にしていますね。日報では、新規の件数が増 えているか、進捗があるかなどを見て、「気づき」発信では、発信頻度や内容が前向きかどうかを確認しています。進捗や発信がないと、様子が気になります ね。

ReCoBookの評価

ReCoBook導入以前から、新人と意識的に接点を持ちながら十分に良好な関係性を築かれていると感じたのですが、ReCoBookを導入してよかったことはありますか?

  1. 新人とつながっていられる。
    先ほどお話ししたように、今までも様々な情報をもとに新人の様子を見ようと努めてきましたが、正直、多忙な中で忘れてしまうときもあります。でも今までの経験から、とにかく早く話を聞くことが重要だと思っているので、本当はアラートをあげている新人にはすぐに気づいてあげたい。ReCoBookがあれば、新人と定期的につながっていられるので助かっています。人数が多いと自分から細かく声掛けはしきれないので、新人が自分から、モチベーションや負担の状態について発信をしてくれる場があることが有難いです。拠点配属の新人はもちろん、同じ拠点であっても工場配属だと一日中顔をあわせないこともありますから。結果が改善していると、うれしくなって電話してしまうこともあります。
  2. 普段は聞けないモチベーションのことを聞ける。
    私自身は営業経験がないので、仕事内容のことは正直わかりません。ですが、ReCoBookの「こころの状態報告書」や「活用ガイド」をもとに新人と会話をすることで、モチベーション状況を知ることができています。
  3. そのときの状況にあわせた指導ができる。
    定期的に状態を把握できるので、今まさに何に困っているのか、何に一番悩んでいるのかに合わせた対応ができるようになったと感じます。本人の状態や悩んでいることにあわせて、投げかけ方がわかるのがいいですね。

導入前の懸念 ~本音で回答し続けてくれる?~

導入前に懸念していたことはありましたか?

面倒くさがらずに、本音で、回答し続けてもらえるかということですね。実際には、正直に回答してくれているのでほっとしています。「これ(こころチェッ ク)だけは、正直です」と言ってくれる新人もいました。また「自分たちもこころチェックに回答することで、今疲れている状態なんだ、と気づくので自分のた めにも回答しています」と言ってくれ、自分たちにとって意味があるものだととらえてくれているので、嬉しかったです。

順調に育つと思っていた新人が、「ギリギリ」に…

実際にこころの状態が改善した新人がいらっしゃったんですよね。

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採用時には一番順調に育つと思っていた新人が、初回からギリギリで、一番悪い結果だったんです。驚きました。すぐに本人・部門長・チューターに状況をヒア リングしました。すると、営業同行をしている先輩と仕事の進め方が合っていないことが原因だということがわかりました。しかし本人はまじめで、そのやり方 に合わせなければと考えていたこと、そしてそれを誰にも相談できていない状況があることが見えてきたのです。さらに、仕事がうまくいかないことをひきずっ てしまい、帰っても仕事のことを考えて眠れない状態が続いていることがわかりました。

どのように対応されたのですか?

社長にも相談し、同行担当を変更しました。するとその次のこころチェックからはイキイキに変化し、最近のヒアリングでも「ずいぶん気持ちが楽になりました」と言ってくれるようになりました。

この新人の場合は具体的な対応を行いましたが、実際は話すだけで半分以上は解決するケースが多いです。ところが、営業所では人数が少ないので なかなか相談できないし、わかってもらえない、聞いてくれる人がいない。甘やかしたいわけではなく、新人の相談に対して厳しい言葉を返すこともあります が、それでも納得する新人が多いところを見ると、やはりまずは聞くことが重要だと感じます。先ほども言いましたが、ReCoBookを使うことで話をタイ ミングよく聞くことができるようになったと感じます。

育成方針 ~自分がされたことを後輩に返せる人材に育てたい~

かなり丁寧に新人・若手のフォローをやられているという印象ですが・・・。

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確かに、社内で「構い過ぎじゃない?」と言われることもありますが、若者の特徴も変化している中、私が日々行っていることやReCoBookは、社員を大 事に育てていくには必要だと思っています。私は、自分が大事に育てられた経験があると、後輩や部下に対して同じようにしようと思える、と考えているんで す。最近の新人は他者に無関心だと感じることもありますが、周囲に関心をもって自分にされたことを後の世代に返していけるような人材を育てたいと思ってい ます。

会社全体として、「人を大事にする」という考え方をお持ちなのですか?

最大の福利厚生は「教育」ですね。まっさらな人が入社し、丸信で鍛えられることで社会に貢献できる人材になってほしい、と本気で思っています。もちろん厳しい部分もたくさんありますが、根底は、教育こそが最大の福利厚生だと思っています。

ReCoBookへの期待

ReCoBookで改善してほしい点はありますか?

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スマートフォンで回答しやすいよう、アプリ開発してほしいですね。限られた時間ですので、会社にいなくても回答できる状況だとより新人にとって使いやすいものになるのではないでしょうか。

ReCoBookを他の企業におすすめするとしたら、どのような企業におすすめしたいですか?

新人と関わる人の年齢が離れていて、新人が何を考えているのか知りたくてもわからない、という状況の企業にはおすすめしたいですね。特に、弊社のように関 わる人数が限定されていて人間関係の影響が大きい業界、たとえば介護業界などでは、ReCoBookが介在することで新人のこころの状態が見え、人事のよ うな役割の人がフォローできるようになるのではないでしょうか。

引き続きReCoBookをご利用いただけるとのことですが、ReCoBookの今後の活用の仕方についてお聞かせください。

今日の話を聞けば聞くほど、渡辺だのみで新人フォローが回っており、これではいつか限界になると危機感を持ちました。これほど新人への愛情があり、コミュ ニケーションをとりこまめにフォローできる人材は少ないですよね。ReCoBookを活用しながら、これらを少しでも仕組み化できるようにしていきたいと 思います。

(この記事は2015年5月時点のものです)