ReCoBook(レコブック)利用企業の声

Case.2

「ReCoBookをコミュニケーション・ツールとして活用し、 社員と会社の距離がぐっと近づきました。」

[株式会社エフプランニング]

エフプランニング 代表取締役 江藤典子 様と、管理部門の安宅朋実 様に、ReCoBookの導入の背景、活用状況、そして今後の取り組みについて詳しくお伺いしました。

▲エフプランニングが企画・制作から携わった合同会社説明会イベント(京セラドーム大阪)

▲エフプランニングが企画・制作から携わった合同会社説明会イベント(京セラドーム大阪)

【エフプランニングについて】
エフプランニングは、3万人が集まる新卒学生向けの就職イベントやコンピュータソフトウェア、化学メーカー、工作機械メーカーなどの展示・発表会など、イベントの企画・制作から、設計・施工、当日の運営までイベント全般に携わる会社です。毎月約10件以上のイベントに関わっており、年間では100を優に超えるイベントの開催を手がけています。従業員数:10名。(2015年1月時点)

利用状況/新人3名とのコミュニケーションツールとしてReCoBookを活用

エフプランニングでは「ReCoBook(レコブック)」をどのように活用していますか。

▲「中途採用から新卒採用に切り替えていくことを検討中」と江藤社長

▲「中途採用から新卒採用に切り替えていくことを検討中」と江藤社長

エフプランニングでは、2014年11月にReCoBookを導入し、2014年4月入社の新卒社員並びに中途採用の若手社員計3名が利用しています。「日誌機能」を日報として活用し、新人―上司・人事間で日々のコミュニケーションをとっています。

3名の若手社員に対するコメントなどのフォローは、上司など各人に対して一人の担当を決めて対応しています。

エフプランニングではいつ頃から新卒採用を行っているのですか。

新卒2名と中途採用(第二新卒)1名を採用した2014年4月が初めてです。それまではすべて中途採用でした。中途採用を続けていた理由は、小さな会社ですので、大手企業のように新人を教育する仕組などが整っていなかったため、社会人の基礎を身につけた方を採用するためです。ですから、業務経験者ではなく、社会人経験者の採用でした。

2014年4月の新卒採用は、縁あって当社に入社を希望する新卒者がいたことがきっかけでした。新卒者の場合、社内に同期がいた方がいいと考えてもう一人の採用を決めたところ、アルバイトの中にも入社希望者がおり、3名の新入社員を迎えることになりました。
新入社員は入社後半年間、先輩や上司とマンツーマンで仕事の基礎を覚え、秋からは案件単位で組む相手を変えて仕事を進めています。

この新卒採用を機に中途採用から新卒採用に切り替えていくことを検討しており、2015年4月は新卒3名の採用が決まっています。1年間を通じて育成していくべく、教育・研修の仕組み作りについても、リクルートキャリアにサポートしてもらいながら取り組んでいるところです。
ですから最初、ReCoBookは2015年4月入社者での活用を想定していました。

導入背景/新人と毎日細やかなコミュニケーションをとるために

2015年4月入社者での使用予定が、すでに入社半年が経った2014年4月の入社者にReCoBookを使用されたのはなぜですか。

▲「少しの時間でも毎日コミュニケーションが取れることはとてもいい」と安宅様

▲「少しの時間でも毎日コミュニケーションが取れることはとてもいい」と安宅様

ちょうど入社から半年が経ち、仕事にもだいぶ慣れてきたのと同時に、仕事上の悩みなどが出てくる時期です。この時期にきちんとコミュニケーションを取っておきたいと考えたことが1つ目の理由です。
2つ目の理由は日報として活用できる日誌機能がついていたことです。当社では、案件毎にメンバーをアサインしています。社員は案件ごとに異なるメンバーと仕事を行いますので、社員一人ひとりの担当案件とその進捗状況が見えにくい状況でした。社員毎の業務状況を見える化すべく日報の導入に何度かチャレンジしましたが、うまくいきませんでした。ReCoBookの日誌機能は選択肢の部分があり書きやすいと感じましたので、日報として活用できると考えました。
また、2015年4月入社者の時に、初めて使用するのではなく、会社としてReCoBookの活用に慣れておきたいという考えもありました。

ReCoBookを活用してのコミュニケーションについて、詳細をお教えください。

最初は「こころチェック機能」を使い、新人一人ひとりがストレスを抱えていないか、やる気の状態はどうかをチェックしました。そして日誌機能を使い日報を毎日書いてもらいます。書かれた日報では、いまどのような仕事をしているのか、業務の負荷について、こちらの想定と本人のとらえ方との間にギャップがないかなどを確認しています。実際の事象と、本人が感じていることはこうも違うんだなと、結果を見て感じています。

特に新卒社員は、中途採用者と違って細やかなコミュニケーションが大切だと思っていますので、このようなかたちで、毎日少しでもコミュニケーションが取れることはとてもいいと思います。仕事がら外出の機会も多いですし、社内にいてもそれぞれの担当業務がありますから、仕事に集中していれば、業務以外の話をする機会はほとんどないのが現状です。

また、会社の規模も小さいので、社内で周囲の目や耳を気にせずに話せる場所がありません。社内で話しにくい内容の場合は、「ちょっとお茶しに行こう」と社外に誘って話をしていました。忙しく仕事をしていると、お互いにこの時間を取ることは結構な負担になります。時間を取って社外に出て話しをしていたことがReCoBook上でできますので、気になったことを先送りすることなく新人に伝えられることで、アドバイスや声かけのタイミングを逃してしまうこともなくなると思います。新人としても、自分から声を掛けたくてもタイミングを図りすぎてしまうことがあるようなので、待っているだけではなくこちらから声をかけられるのがいいなと思っています。

このようなフォローの結果として、状況が改善したのかを確認するのにも、こころチェックが役立っています。結果として明確に表れるので、わかりやすくていいですね。

選定理由/ReCoBookなら新人・会社ともに負担が少なく、続けることができる

ReCoBookを知ったのはどういうきっかけからでしょうか。

2014年10月にリクルートキャリアから紹介されたのが最初です。お話を聞いた時、大手企業向けと思いましたので、「中小企業向けです」と説明されても ピンと来ませんでした。実際に使ってみると、人も少なく、場所も十分ではない中で、きちんとコミュニケーションが取れますから、中小企業向けということが よく分かりました。

コミュニケーションという点では社内SNS、日報という点では営業支援システムなど、既存のシステムもありますが、これらとの比較検討はされたのですか。

社内SNSや営業支援システム、紙ベースでの日報など、いろいろとトライして来ましたが、頻繁に使用する人と使用しない人との差が出るなど、なかなかうまく活用することができず、定着したものはありません。人数も少ないので毎週月曜日の朝会で十分なのではないか、と考えた時もありました。
日報については、紙ベースを含め何回もトライしましたが、いろいろな案件を担当している中で、日報のために時間を取らなければならないのは、社員にとっても会社にとっても負担になってしまい、結果として続きませんでした。見れていない日報が机に積まれている状況は、上司にとっても新人にとってもつらいものでしたので。

ですから、比較検討したというよりも、いろいろとトライしてきた経験から、ReCoBookの機能が当社では使える、と判断して導入を決めました。続けられるということが一番大事ですからね。
価格的にとてもリーズナブルな点も、導入を後押ししましたね。

ReCoBookは社員の方にとって以前の日報のような負担になってはいませんか。

簡単に書き込めますから、とくに負担になってはいないと思います。みんなスマートフォンから書き込んでいるようですね。移動時間などちょっとした隙間時間を利用して、書き込んだり、チェックしているようです。中には帰宅後のリラックスした時やお風呂の中でという社員もいます。

直接話をする場合は、お互いの時間を合わせなければなりませんが、ReCoBookの場合、お互いに自分の都合のよい時間に使用してコミュニケーションが取れますから、時間の活用にもつながり効率的だと感じています。

▲ReCoBookを活用している2014年の新卒者と中途入社若手社員

▲ReCoBookを活用している2014年の新卒者と中途入社若手社員

導入効果/毎日のコミュニケーションでぐっと距離が縮まった

ReCoBookを評価していただけますか。

ReCoBookは当社にとって新卒者を含む若手社員とのコミュニケーションに欠かせないツールになっています。

  1. 毎日、一対一のコミュニケーションが取れる。
    各人の状況を毎日把握でき、気になった時にそのタイミングで声を掛けることができます。毎日、コミュニケーションを取ることで、新人と会社の距離がぐっと近くなったと感じています。
  2. 日報により、社員の担当業務の把握が容易になった。
    当社の仕事は案件ごとに組む相手が変わりますから、社員がどんな仕事をしているのかの全体像はなかなかわかりにくいのが現状でした。それが日報により把握できますから、仕事量の調整などもしやすくなりました。
    また、日報を記入している社員にとっては、自分が担当している仕事の整理にも役立っていると思います。
  3. 目標設定のサポートができる。
    業務を通じて自分自身の目標を見つけていける社員もいますが、中にはうまく自分の目標設定ができない社員もいます。「ちからチェック」機能では、漠然としていて自分ではうまく言葉にならないことも、選択肢が提示されますから、自分の思う目標に近い項目を選んで設定し、こうしてみたい、を徐々に明確にしていくサポートができています。
  4. 新入社員になじみやすいデザイン。
    新入社員にとってなじみがあり、使い慣れているSNSのようなデザインとカラーリングをしていますから、とっつきやすく、使いやすいと思います。

アドバイス/新卒者定着のために何かをしたいとお考えの中小企業には特にお勧め

ReCoBookの導入を検討されている企業の人事担当者に向けてアドバイスをお願いします。

人材育成の仕組がまだまだ整っていない中小企業にとっては、社員とのコミュニケーションを取るツールとして十分に活用できると思います。声をかける時もReCoBookを通じて、気になったタイミングを逃さずに話ができます。
新卒者の定着のために何かをしたいとお考えの中小企業には特にお勧めです。価格がリーズナブルですから、一部の機能を使用するだけでも十分にもとがとれると思います。

ReCoBook、リクルートキャリアへのリクエストがありましたらお聞かせください。

ユーザーの情報を登録するときにCSVファイルが必要な点が、パソコンに不慣れな会社の場合、戸惑うかもしれませんので、簡単に入力できるといいですね。そして、振り返りの資料として、半年、1年間のデータを簡単な一覧表でアウトプットできたらいいと思います。改めて資料を作る手間も省けますし、そんな資料があれば、社員との面談に活用できます。
今後もReCoBookの使い方、新卒採用、教育研修とリクルートキャリアのサポートに期待しています。